Ohjekeskus

Tietosuojakäytäntö

Viimeksi päivitetty: 2026-09-03

Scantra AB arvostaa yksityisyyttäsi ja sitoutuu suojaamaan henkilötietojasi. Tässä tietosuojakäytännössä kerromme, mitä henkilötietoja keräämme, miksi keräämme niitä, kenelle luovutamme niitä ja mitä oikeuksia sinulla on. Käytäntö koskee verkkosivustoamme, asiakasportaaliamme, tilauksen seurantasivujamme sekä kaikkea yhteydenpitoa kanssamme sähköpostitse, puhelimitse tai lomakkeella.

1. Keitä olemme

Scantra AB on tässä käytännössä kuvatun käsittelyn rekisterinpitäjä.

Scantra AB
Y-tunnus (organisationsnummer): 556421-7767
Virkesvägen 26 A, 120 30 Tukholma, Ruotsi
Puhelin: +46 8 558 055 00
Sähköposti: info@scantra.se
Verkkosivusto: https://scantra.se

Myymme yrityksille ja organisaatioille. Asiakkaistamme käsittelemämme henkilötiedot ovat siksi pääosin työhön liittyviä yhteystietoja – asiakkaidemme, toimittajiemme ja kumppaniemme palveluksessa olevien henkilöiden nimiä, työsähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita.

2. Mitä tietoja keräämme

Tili- ja profiilitiedot
Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, salasana (tallennetaan aina salatussa muodossa), profiilikuva, valittu kieli ja valuutta, ilmoitusasetukset, roolisi tilillä sekä – jos yritystilillä on useita käyttäjiä – mitä tilin osia kukin käyttäjä saa nähdä.

Yritys- ja laskutustiedot
Yrityksen nimi, rekisterinumero, ALV-tunnus, yrityksen puhelinnumero, laskutus- ja toimitusosoitteet sekä kunkin osoitteen yhteyshenkilö.

Tilaus- ja tarjoustiedot
Tuotteet, määrät, värit, koot ja painatusvalinnat; tarjoukset ja luonnokset; tilaus- ja lähetysviitteet; toimitustiedot; laskut ja maksutilanne; käytetyt alennuskoodit; sekä tilaukseen liittyvät viestit, kommentit ja tiedostot, joita vaihdetaan yhteyshenkilösi kanssa.

Aineisto- ja suunnittelutiedot
Lataamasi logot, kuvat ja muut tiedostot, suunnittelutyökalussamme luomasi designit, designkirjastoosi tallennetut designit sekä laatimamme vedokset, jotka hyväksyt tai hylkäät – mukaan lukien tiedostonimi, tiedostotyyppi, koko sekä latauksen tai hyväksynnän ajankohta.

Tiedot ilman tiliä tehdyistä tilauksista
Jos tilaat luomatta tiliä, tallennamme tilauksen yhteydessä antamasi sähköpostiosoitteen sekä yhteys- ja toimitustiedot. Sähköpostiosoitetta käytetään myös luomaan turvallinen linkki, jonka avulla voit seurata tilaustasi ja hyväksyä vedoksen ilman kirjautumista.

Varastointipalvelun tiedot
Jos varastoimme tuotteita puolestasi, kirjaamme varastossa olevat tuotteet, kotiinkutsusi ja niihin liittyvät yhteystiedot.

Tekniset tiedot
IP-osoite, selain- ja laitetiedot, kirjautumisistunnot sekä lokitiedot palveluidemme käytöstä.

Viestintätiedot
Yhteydenotto-, konsultointi-, näyte- ja uutiskirjelomakkeet sekä sähköposti- ja puhelinyhteydenpito kanssamme.

3. Miten käytämme tietojasi ja millä oikeusperusteella

• Tilisi ja asiakasportaalin luomiseen ja hallintaan – yritystilin hyväksyntä, kirjautuminen, käyttöoikeudet yritystilin sisällä ja tuki. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano sekä oikeutettu etumme hoitaa suhdetta edustamaasi yritykseen.
• Tarjousten, tilausten, vedosten, tuotannon ja toimituksen hoitamiseen – mukaan lukien tietojen välittäminen toimittajillemme tuotantoa ja lähetystä varten. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu.
• Palveluviestien lähettämiseen – tilausvahvistukset, tilapäivitykset, vedosten hyväksyntäpyynnöt, toimitusilmoitukset ja laskut. Nämä ovat välttämättömiä tilauksesi toteuttamiseksi, eikä niitä voi kytkeä pois käynnissä olevan tilauksen aikana. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano.
• Laskutukseen ja kirjanpitoon – oikeusperuste: lakisääteinen velvoite ja sopimuksen täytäntöönpano.
• Markkinointiin – uutiskirjeet, tarjoukset ja tuoteuutiset. Oikeusperuste: suostumuksesi tai oikeutettu etumme markkinoida nykyisille yritysasiakkaille. Voit peruuttaa tilauksen milloin tahansa.
• Palveluidemme turvaamiseen ja kehittämiseen – vianselvitys, tilastointi, petosten torjunta, pyyntömäärien rajoittaminen ja väärinkäytösten estäminen. Oikeusperuste: oikeutettu etu.
• Mittaamiseen ja mainontaan verkkosivustollamme – analytiikka- ja markkinointievästeet. Oikeusperuste: suostumuksesi.
• Oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen – oikeusperuste: oikeutettu etu.

Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia.

4. Kenelle luovutamme tietojasi

Emme koskaan myy henkilötietojasi. Luovutamme niitä vain silloin, kun se on liiketoimintamme kannalta tarpeen, seuraaville:

• Toimittajat ja painokumppanit, jotka valmistavat, painavat ja pakkaavat tilauksesi. He saavat tuotantoon ja lähetykseen tarvittavat tilaustiedot, painoaineistot ja toimitustiedot.
• Kuljetus- ja logistiikkayhtiöt, jotka saavat vastaanottajan nimen, osoitteen, sähköpostin ja puhelinnumeron toimitusta ja ilmoituksia varten.
• IT- ja palvelintoimittajat. Verkkosivustomme, portaalimme ja tietokantamme toimivat DigitalOceanin ylläpitämillä palvelimilla.
• Sähköposti- ja viestintäpalvelujen tarjoajat, joiden kautta lähetämme palveluviestit ja uutiskirjeet.
• Analytiikka- ja mainospalvelut – Google (Google Analytics) ja Meta (Meta Pixel) – mutta vain, jos hyväksyt analytiikka- ja markkinointievästeet.
• Kirjanpitäjät, tilintarkastajat, pankit, vakuutusyhtiöt ja lakimiehet sekä viranomaiset, kun laki sitä edellyttää.

Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme, tekevät sen henkilötietojen käsittelysopimuksen nojalla ja saavat käyttää tietoja vain meidän tarkoituksiimme.

5. Siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Pyrimme pitämään tietosi EU:n/ETA:n alueella. Jotkin palveluntarjoajat – erityisesti analytiikka- ja mainostoimijat – voivat siirtää tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Tällöin siirto suojataan Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla, tietosuojan riittävyyttä koskevalla päätöksellä (kuten EU–US Data Privacy Framework) tai muulla lainmukaisella siirtomekanismilla. Ota yhteyttä, jos haluat lisätietoja tietystä siirrosta.

6. Kuinka kauan säilytämme tietojasi

• Tili- ja profiilitiedot – niin kauan kuin tilisi on aktiivinen ja enintään 24 kuukautta viimeisimmän käyttökerran jälkeen, minkä jälkeen käyttämätön tili voidaan poistaa tai anonymisoida.
• Tilaus-, lasku- ja kirjanpitotiedot – seitsemän vuotta tilikauden päättymisestä Ruotsin kirjanpitolain (1999:1078) mukaisesti.
• Aineistot, designit ja vedokset – niin kauan kuin tilisi on aktiivinen, jotta voit tehdä uusintatilauksia. Hyväksytyt vedokset säilytetään tilausdokumentaation mukana.
• Ilman tiliä tehdyt tilaukset – kirjanpitoon liittyvät osat seitsemän vuotta kuten edellä; seurantalinkit lakkaavat toimimasta, kun tilaus on päättynyt.
• Markkinointisuostumukset ja uutiskirjetilaukset – kunnes peruutat ne.
• Tekniset lokit ja kirjautumisistunnot – yleensä enintään 12 kuukautta.

Voimme säilyttää tietoja pidempään, jos oikeudellinen vaade, riita tai lakisääteinen velvoite sitä edellyttää.

7. Miten suojaamme tietojasi

Liikenne verkkosivustollemme ja portaaliimme on salattu (TLS), salasanat tallennetaan vain tiivisteinä, ja pääsy asiakastietoihin on roolipohjaista ja rajattu niihin työntekijöihin, jotka tarvitsevat sitä palvellakseen sinua. Ladatut tiedostot säilytetään pääsynvalvotussa tallennustilassa, otamme säännölliset varmuuskopiot ja arvioimme käyttämiemme palveluntarjoajien tietoturvan.

8. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• Saada pääsy sinusta tallentamiimme henkilötietoihin
• Saada virheelliset tiedot oikaistuiksi
• Saada tietosi poistetuiksi, kun meillä ei ole jäljellä laillista perustetta säilyttää niitä
• Rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä
• Vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa
• Saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (siirrettävyys)
• Peruuttaa antamasi suostumus ilman, että se vaikuttaa sitä ennen tehtyyn käsittelyyn

Suuren osan tiedoistasi näet ja voit päivittää suoraan tililläsi. Muissa asioissa ota yhteyttä info@scantra.se – vastaamme kuukauden kuluessa.

Jos et ole tyytyväinen tapaamme käsitellä henkilötietojasi, voit tehdä valituksen Ruotsin tietosuojaviranomaiselle (Integritetsskyddsmyndigheten, IMY), Box 8114, 104 20 Tukholma, imy@imy.se, tai oman asuin- tai työskentelymaasi valvontaviranomaiselle.

9. Evästeet

Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita, jotta sivusto toimii, jotta muistamme valintasi ja – suostumuksellasi – jotta voimme mitata käyttöä ja näyttää osuvaa mainontaa. Lue lisää evästekäytännöstämme.

10. Muutokset tähän käytäntöön

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Voimassa oleva versio julkaistaan aina täällä yhdessä viimeisimmän päivityksen päivämäärän kanssa. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme sinulle sähköpostitse tai portaalin kautta.