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Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 2026-09-03

Bei Scantra AB legen wir großen Wert auf deinen Datenschutz und verpflichten uns, deine personenbezogenen Daten zu schützen. Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Daten wir erheben, warum wir das tun, mit wem wir sie teilen und welche Rechte du hast. Sie gilt für unsere Website, unser Kundenportal, unsere Seiten zur Sendungsverfolgung und jeden Kontakt mit uns per E-Mail, Telefon oder Formular.

1. Wer wir sind

Scantra AB ist verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung.

Scantra AB
Organisationsnummer: 556421-7767
Virkesvägen 26 A, 120 30 Stockholm, Schweden
Telefon: +46 8 558 055 00
E-Mail: info@scantra.se
Website: https://scantra.se

Wir verkaufen an Unternehmen und Organisationen. Die personenbezogenen Daten, die wir über unsere Kunden verarbeiten, sind daher überwiegend geschäftliche Kontaktdaten – Namen, dienstliche E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Personen, die bei unseren Kunden, Lieferanten und Partnern arbeiten.

2. Welche Daten wir erheben

Konto- und Profildaten
Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Passwort (stets verschlüsselt gespeichert), Profilbild, bevorzugte Sprache und Währung, Benachrichtigungseinstellungen, deine Rolle im Konto und – wenn ein Firmenkonto mehrere Nutzer hat – welche Bereiche des Kontos jeder Nutzer sehen darf.

Firmen- und Rechnungsdaten
Firmenname, Handels-/Organisationsnummer, USt-IdNr., Telefonnummer des Unternehmens, Rechnungs- und Lieferadressen sowie die Kontaktperson zu jeder Adresse.

Auftrags- und Angebotsdaten
Produkte, Mengen, Farben, Größen und Druckoptionen; Angebote und Entwürfe; Auftrags- und Sendungsreferenzen; Lieferdaten; Rechnungen und Zahlungsstatus; verwendete Rabattcodes; sowie die Nachrichten, Kommentare und Dateien, die zu einem Auftrag mit deiner Ansprechperson ausgetauscht werden.

Druckvorlagen und Designdaten
Logos, Bilder und andere Dateien, die du hochlädst, die Designs, die du in unserem Design-Tool erstellst, gespeicherte Designs in deiner Design-Bibliothek sowie die Korrekturabzüge, die wir erstellen und die du freigibst oder ablehnst – einschließlich Dateiname, Dateityp, Dateigröße und Zeitpunkt des Uploads oder der Freigabe.

Daten bei Bestellungen ohne Konto
Wenn du ohne Konto bestellst, speichern wir die E-Mail-Adresse sowie die Kontakt- und Lieferdaten, die du mit der Bestellung angibst. Die E-Mail-Adresse dient auch dazu, den sicheren Link zu erzeugen, mit dem du deine Bestellung verfolgen und Korrekturabzüge ohne Login freigeben kannst.

Daten zur Lagerhaltung
Wenn wir Ware für dich einlagern, erfassen wir den Lagerbestand, deine Abrufe und die zugehörigen Kontaktdaten.

Technische Daten
IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Login-Sitzungen und Protokolldaten über die Nutzung unserer Dienste.

Kommunikationsdaten
Kontakt-, Beratungs-, Muster- und Newsletter-Formulare sowie E-Mail- und Telefonkontakt mit uns.

3. Wie wir deine Daten nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage

Zur Einrichtung und Verwaltung deines Kontos und des Kundenportals – Freigabe eines Firmenkontos, Login, Nutzerberechtigungen innerhalb eines Firmenkontos und Support. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung sowie unser berechtigtes Interesse an der Verwaltung der Geschäftsbeziehung zu dem Unternehmen, das du vertrittst.
Zur Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen, Korrekturabzügen, Produktion und Lieferung – einschließlich der Weitergabe der Daten, die unsere Lieferanten zur Herstellung und zum Versand benötigen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse.
Zum Versand von Servicenachrichten – Auftragsbestätigungen, Statusmeldungen, Freigabeanfragen zu Korrekturabzügen, Liefermitteilungen und Rechnungen. Diese sind für die Abwicklung deines Auftrags erforderlich und können während eines laufenden Auftrags nicht abbestellt werden. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
Zur Rechnungsstellung und Buchführung – Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung und Vertragserfüllung.
Für Marketing – Newsletter, Angebote und Produktneuheiten. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung oder unser berechtigtes Interesse an der Werbung gegenüber bestehenden Geschäftskunden. Du kannst dich jederzeit abmelden.
Zur Sicherung und Verbesserung unserer Dienste – Fehlerbehebung, Statistik, Betrugsprävention, Begrenzung von Anfragen und Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.
Zur Messung und Werbung auf unserer Website – Analyse- und Marketing-Cookies. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung.
Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen – Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung mit rechtlicher Wirkung für dich ein.

4. Mit wem wir deine Daten teilen

Wir verkaufen deine personenbezogenen Daten niemals. Wir geben sie nur weiter, wo es für unseren Geschäftsbetrieb erforderlich ist, an:

Lieferanten und Druckpartner, die deinen Auftrag herstellen, bedrucken und verpacken. Sie erhalten die Auftragsdaten, Druckvorlagen und Lieferdaten, die zur Produktion und zum Versand nötig sind.
Versand- und Logistikunternehmen, die Name, Adresse, E-Mail und Telefonnummer der empfangenden Person erhalten, um liefern und avisieren zu können.
IT- und Hosting-Anbieter. Unsere Website, das Portal und die Datenbanken laufen auf Servern von DigitalOcean.
E-Mail- und Kommunikationsdienstleister, über die wir Servicenachrichten und Newsletter versenden.
Analyse- und Werbedienstleister – Google (Google Analytics) und Meta (Meta Pixel) – jedoch nur, wenn du Analyse- und Marketing-Cookies akzeptierst.
Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Banken, Versicherungen und Rechtsberatung sowie Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Anbieter, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, tun dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und dürfen die Daten nur für unsere Zwecke verwenden.

5. Übermittlungen außerhalb der EU/des EWR

Wir sind bestrebt, deine Daten innerhalb der EU/des EWR zu halten. Einige Anbieter – insbesondere Analyse- und Werbedienstleister – können Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR übermitteln. Geschieht das, ist die Übermittlung durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, einen Angemessenheitsbeschluss (etwa das EU–US Data Privacy Framework) oder einen anderen zulässigen Übermittlungsmechanismus abgesichert. Kontaktiere uns, wenn du mehr über eine konkrete Übermittlung erfahren möchtest.

6. Wie lange wir deine Daten speichern

Konto- und Profildaten – solange dein Konto aktiv ist und bis zu 24 Monate nach deiner letzten Aktivität; danach kann ein inaktives Konto gelöscht oder anonymisiert werden.
Auftrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten – sieben Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, wie es das schwedische Buchführungsgesetz (1999:1078) verlangt.
Druckvorlagen, Designs und Korrekturabzüge – solange dein Konto aktiv ist, damit du nachbestellen kannst. Freigegebene Abzüge werden mit der Auftragsdokumentation aufbewahrt.
Bestellungen ohne Konto – die buchhalterischen Teile sieben Jahre wie oben; Tracking-Links funktionieren nach Abschluss des Auftrags nicht mehr.
Marketing-Einwilligungen und Newsletter-Abonnements – bis du sie widerrufst.
Technische Protokolle und Login-Sitzungen – in der Regel bis zu 12 Monate.

Wir können Daten länger aufbewahren, wenn ein Rechtsanspruch, ein Rechtsstreit oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert.

7. Wie wir deine Daten schützen

Der Datenverkehr zu und von unserer Website und unserem Portal ist verschlüsselt (TLS), Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert, und der Zugriff auf Kundendaten ist rollenbasiert und auf die Mitarbeitenden beschränkt, die ihn für die Betreuung benötigen. Hochgeladene Dateien liegen auf zugriffsgeschütztem Speicher, wir erstellen regelmäßig Sicherungskopien und prüfen die Sicherheit der Anbieter, mit denen wir arbeiten.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht:

Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten
Unrichtige Daten berichtigen zu lassen
Deine Daten löschen zu lassen, sofern keine fortbestehende Rechtsgrundlage zur Aufbewahrung besteht
Die Verarbeitung einschränken zu lassen oder ihr zu widersprechen
Der Direktwerbung jederzeit zu widersprechen
Die von dir bereitgestellten Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit)
Eine erteilte Einwilligung zu widerrufen, ohne dass die bis dahin erfolgte Verarbeitung berührt wird

Viele deiner Daten kannst du direkt in deinem Konto einsehen und ändern. Für alles Weitere schreib uns an info@scantra.se – wir antworten innerhalb eines Monats.

Wenn du mit unserem Umgang mit deinen Daten nicht zufrieden bist, kannst du dich bei der schwedischen Datenschutzbehörde (Integritetsskyddsmyndigheten, IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy@imy.se, oder bei der Aufsichtsbehörde deines Wohn- oder Arbeitslandes beschweren.

9. Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, damit die Website funktioniert, um deine Einstellungen zu speichern und – mit deiner Einwilligung – um die Nutzung zu messen und relevante Werbung auszuspielen. Mehr dazu in unserer Cookie-Richtlinie.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die aktuelle Fassung wird immer hier mit dem Datum der letzten Aktualisierung veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich per E-Mail oder über das Portal.